С какими проблемами обращаются бухгалтеры
На практике к нам обращаются бухгалтеры государственных учреждений, которые сталкиваются с проблемами при контроле сроков исполнения договоров и обязательств. Если бухгалтер видит дату исполнения только в договоре, а в учетной системе она не фиксируется, контроль становится преимущественно ручным. Особенно остро эта проблема проявляется в учреждениях, где одновременно ведётся большое количество договоров или предусмотрено поэтапное исполнение обязательств.
В результате у бухгалтеров возникают практические вопросы:
- какие обязательства должны быть исполнены в ближайшее время;
- по каким обязательствам срок уже истек;
- какая задолженность является просроченной;
- какие контрагенты имеют задолженность с истекшим сроком исполнения;
- какие сведения необходимо учитывать при инвентаризации.
Почему лучше вести сроки именно в программе
Если срок исполнения остается только в бумажном договоре, отдельной таблице или переписке сотрудников, при проверке может потребоваться дополнительное подтверждение того, каким образом учреждение контролирует исполнение обязательств и предупреждает возникновение просроченной задолженности.
Когда сведения о сроках системно отражаются в информационной системе, они становятся частью единой информационной базы. Это позволяет:
- сопоставлять обязательство с установленным сроком его исполнения;
- контролировать приближение срока и факт его наступления;
- выявлять просроченную задолженность;
- анализировать состояние расчетов;
- формировать необходимые отчеты;
- использовать данные при проведении инвентаризации;
- обеспечить преемственность информации при смене ответственных сотрудников.
Именно поэтому наличие в бухгалтерской системе актуальных данных о сроках имеет практическое значение. Оно позволяет не ограничиваться объяснением «срок указан в договоре», а показать, что информация о сроке включена в систему учета, используется для анализа и связана с последующими контрольными процедурами. Кроме того, системное ведение сроков позволяет использовать эти сведения при формировании учетных данных, аналитических отчетов и проведении контрольных процедур в соответствии с принятой в учреждении организацией бухгалтерского учета».
Связь сроков с инвентаризацией
Значение сроков особенно хорошо видно при проведении инвентаризации расчетов.
В инвентаризационной описи расчетов по поступлениям ф. 0510468 предусмотрена графа «дата исполнения задолженности по документу-основанию». Аналогичный показатель предусмотрен в инвентаризационной описи расчетов с поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами ф. 0510469.
Следовательно, информация о сроке исполнения должна быть доступна бухгалтеру не только на уровне договора, но и в учетных данных, на основании которых формируются контрольные и инвентаризационные документы.
Это еще один аргумент в пользу системного ведения сроков в 1С: чем полнее и актуальнее аналитика в программе, тем меньше ручной работы требуется при подготовке к инвентаризации и тем проще подтвердить происхождение показателей.
1С как инструмент организованного контроля
В «1С:Бухгалтерии государственного учреждения» для учета задолженности в разрезе дат исполнения, а также для классификации задолженности по срокам исполнения (долгосрочная, краткосрочная, просроченная) предусмотрены два режима: основной и упрощенный.
Выбор режима учета зависит от условий договора и организации учетного процесса в учреждении. Для договоров с поэтапным исполнением обязательств рекомендуется использовать основной режим с ведением графиков исполнения. Если же договор предусматривает единственный срок исполнения, достаточно применения упрощенного режима.
Основной режим
Основной режим применяется, если по договору ведутся графики исполнения – в карточке договора (элементе справочника Договоры и иные основания возникновения обязательств) установлены флаги Вести графики исполнения: График платежей, План-график реализации (закупок, исполнения). Именно этот режим рекомендуется использовать для договоров, предусматривающих поэтапное исполнение обязательств.
В этом случае в программе отражается каждый этап исполнения договора с указанием соответствующих сроков.
Такой подход обеспечивает возможность:
- контролировать исполнение каждого этапа договора;
- отслеживать фактическое выполнение обязательств в установленные сроки;
- оперативно выявлять просроченные этапы исполнения;
- получать полную информацию о ходе исполнения договора в любой момент времени;
- формировать достоверные данные для проведения инвентаризации расчетов и осуществления внутреннего финансового контроля.
Детализированный учет особенно востребован в учреждениях, сопровождающих большое количество государственных контрактов, поскольку позволяет обеспечить постоянный мониторинг исполнения обязательств как со стороны поставщиков, так и со стороны учреждения.
Упрощенный режим
При упрощенном режиме для классификации задолженности по срокам исполнения (долгосрочная, краткосрочная, просроченная) одна (единственная) дата исполнения, указанная для договора, применяется сразу ко всем остаткам расчетов по договору.
В карточке договора (элементе справочника «Договоры и иные основания возникновения обязательств») указывается единая дата исполнения обязательств без детализации отдельных этапов.
Такой подход позволяет:
- контролировать наступление срока исполнения договора;
- своевременно выявлять договоры с истекающим сроком исполнения; использовать сведения при проведении инвентаризации расчетов;
- сократить трудозатраты пользователей на ведение учета.
Упрощенный вариант наиболее эффективен для договоров с единственным этапом исполнения либо небольшим количеством контрольных событий.
Отчеты для контроля сроков исполнения в «1С:БГУ»
Одним из ключевых преимуществ автоматизированного учета является возможность оперативно получать аналитическую информацию без дополнительной обработки данных. В «1С:БГУ» для контроля исполнения договоров и состояния расчетов могут использоваться различные аналитические отчеты.
Отчет «Анализ задолженности» позволяет оценить состояние дебиторской и кредиторской задолженности с учетом сроков исполнения обязательств, выявить просроченные расчеты и определить договоры, требующие первоочередного внимания.
Отчет «Контроль исполнения» предназначен для мониторинга исполнения договоров, анализа наступающих и нарушенных сроков, а также контроля выполнения обязательств по каждому этапу исполнения.
Отчет «Расчеты» предоставляет детальную информацию о взаиморасчетах с контрагентами и позволяет сопоставлять сроки исполнения обязательств с фактическим состоянием расчетов.
Таким образом, ведение сроков исполнения в «1С:Бухгалтерии государственного учреждения» повышает качество контроля исполнения договоров, помогает своевременно выявлять риски и позволяет перейти от реагирования на уже возникшие просрочки к их предупреждению. При проверке наличие систематизированных данных о сроках позволяет быстрее подтвердить, каким образом учреждение контролирует исполнение обязательств, не ограничиваясь ручным поиском информации в договорах.
Если в учреждении требуется настроить учёт сроков исполнения, выбрать подходящий режим или организовать контроль по графикам, специалисты нашей компании помогут настроить функциональность «1С:Бухгалтерии государственного учреждения» с учётом особенностей работы учреждения.
